Onboarding eGPO

Wat goed dat je beter wil gaan samenwerken, dat is niet altijd even makkelijk, toch? Wij gaan je helpen om de multidisciplinaire samenwerking rondom kwetsbare cliënten effectief en gemakkelijk te coördineren zodat de cliënt bij jou en je collega’s in beeld is én blijft.

Stap 1: De eerste patiënt

Nu je persoonlijke profiel is aangemaakt en je weet hoe eGPO werkt, kan de eerste patiënt ingevoerd worden. De juiste patiënt om te starten. eGPO is bij uitstek geschikt om te gebruiken bij patiënten met complexe problematiek en waarbij meerdere zorgverleners bij betrokken zijn. Bijvoorbeeld patiënten met dementie, patiënten in de palliatieve fase of patiënten met COPD.

Controleer eerst, voordat je een patiënt toevoegt, of deze al in eGPO voorkomt.

Is de patiënt bekend? Fijn! Vraag aan de coördinator bij deze patiënt om toegang tot het dossier. Patiënt niet gevonden? Voer deze dan zelf in via de knop Patiënt toevoegen en vul de gegevens in.

Stap 2: Opstellen van het zorgactieplan

Is het gelukt om een patiënt in te voeren? Dan gaan we verder met stap 2. Niet gelukt? Klik hier voor de vorige stap.

Stap 2 is het opstellen van het samenwerkingsplan. De eerste stap is de problemen van de patiënt inventariseren. Misschien hebben collega’s dat al gedaan, dan hoef je alleen maar aan te vullen vanuit jouw professie. Vervolgens breng je de problemen onder in de verschillende domeinen. Kijk (hier) hoe dat moet.

Nadat de problemen zijn geïnventariseerd en in de domeinen zijn ondergebracht is het van belang zorgacties toe te kennen om de problemen aan te pakken. De kern en belevingswaarden en het hoofddoel van de patiënt spelen hierbij een belangrijke rol en dienen als leidraad om de problemen een prioriteit te geven (zie demonstratiefilmpje).

Het opstellen van een gestructureerd samenwerkingsplan rondom een kwetsbare patiënt is heel belangrijk. In onderstaande opsomming lees je welke problemen geschikt zijn voor het zorgactieplan.

Een probleem is geschikt voor het samenwerkingsplan als:

  • Er een actie vereist is van een of meerdere teamleden ten aanzien van het geselecteerde probleem en/of
  • Het geselecteerde probleem het bereiken van het hoofddoel van de patiënt blokkeert en/of
  • Het probleem bevat relevante informatie voor de teamleden

Nog een paar tips & tricks:

Voeg een evaluatiedatum toe
Het systeem herinnert jou eraan dat je een actie moet evalueren en het geeft iedereen informatie over de verwachte einddatum van de zorgactie.

Begrijpt iedereen in het team wat er opgeschreven is?
Het gebruik van jargon/vaktaal kan verwarrend werken en moet daarom vermeden worden. Daarnaast begrijpt de patiënt en/of mantelzorger dan ook wat er wordt afgesproken en gezegd.

Stap 3: Bouwen aan het team

Het samenwerkingsplan is nu gemaakt. Nog niet gelukt? Ga terug naar stap 2.

Nu is het tijd om teamleden erbij te betrekken en taken toe te kennen. Als collega’s al een eGPO account hebben, is het makkelijk. Klik op de knop ‘ondersteuning’ aan de rechterkant in het scherm en klik onderin op ‘Nodig zorgverlener uit’.

Pas gestart en nog niet alle collega’s hebben een account? Geen probleem. Neem contact op met de lokale/regionale projectleider. Hij of zij kan deze mensen helpen toegang te krijgen tot eGPO.

Daarnaast helpen wij met het in kaart brengen van het regionale netwerk van zorgverleners voor het verbeteren van de samenwerking. Vaak is er al een sociale kaart aanwezig in de regio. Deze is in eGPO terug te vinden onder ‘Informatie’ en dan in de regionale map.

Wat is belangrijk als je gaat samenwerken en aan een team gaat bouwen?

  • Ken je collega’s! Wie zijn ze? Wat doen ze? Wanneer kan ik ze benaderen? En waarvoor? Op deze manier wordt er een vertrouwensband gekweekt.
  • Respecteer de professionele kennis en expertise van elkaar. Iedereen heeft zijn aandachtsgebied en waardeer dat.
  • Iedereen is verantwoordelijk en belangrijk voor het bereiken van de doel(en). Gelijkwaardigheid (afwezigheid van hiërarchie) is een absolute must.
  • Het is van groot belang dat er duidelijke werkafspraken gemaakt worden. In veel gevallen zijn er al regionaal afspraken gemaakt dus kijk in de map ‘Informatie’ in de regionale map. Als deze er niet staan, neem dan contact op met de lokale/regionale projectleider om na te gaan of deze al gemaakt zijn.

Stap 4: Taken verdelen

Goed gedaan! Het team is gebouwd. Het is nu tijd om de taken te gaan verdelen onder de teamleden zodat iedereen weet wat er van elkaar verwacht wordt.

Beschrijf kort, simpel en in ‘jip-en-janneke-taal’ het probleem, het doel en de actie. Probeer een maximum van 5 woorden aan te houden in ieder vakje. Koppel in het veld ‘actie’ de actie aan de persoon die deze moet uitvoeren. Het systeem informeert automatisch deze persoon.

Voeg in het vakje ‘Doel’ altijd een evaluatiedatum toe. Het systeem zorgt er dan voor dat diegene die aan het doel gekoppeld is een herinnering krijgt om het doel te evalueren.

Het is niet altijd duidelijk welke actie de betrokken persoon gaat uitvoeren. Respecteer dit van elkaar en vul aan of verander dit veld zelf ter verduidelijking.

Stap 5: Betrek de patiënt en/of mantelzorger bij eGPO

De zorgverlening is afgesteld op de wensen en behoeften van de patiënt/cliënt. Gebeurt dit ook daadwerkelijk? Wie kan daar beter feedback op geven dan de patiënt/cliënt zelf?

Soms is het niet mogelijk dat de patiënt/cliënt zelf deelneemt. In zo’n geval kies je ervoor om de mantelzorger deel te laten nemen en actief te betrekken.

Activeer het patiënt en/of mantelzorgerportaal om hem/haar deelgenoot te maken van het samenwerkingsplan. Dit heeft namelijk meerdere voordelen:

  • De patiënt/cliënt voelt zich veel meer betrokken.
  • De patiënt/cliënt neemt ook verantwoordelijkheid voor het bereiken van de gestelde doelen en kan iedereen scherp houden.
  • Hij of zij is veel beter op de hoogte van wat er wanneer gebeurd. Dit leidt tot minder vragen omdat alles inzichtelijk is.

Mede daarom is het heel belangrijk om vaktaal en jargon te vermijden. Dit kan anders alleen maar tot onduidelijkheid leiden.

Stap 6: Evalueren

Is een doel bereikt? Laat het anderen weten door de actie groen te vinken, maak een kort verslag en deel dit onder het tabblad ‘evaluatie’.

Het is belangrijk om de samenwerking met collega’s ook te evalueren. Dit vergroot het werkplezier en geeft een boost aan het werken in een team. Tijdens de MDO’s/GPO’s ruim je 10 min in om de werkafspraken door te spreken, hoe de communicatie gaat en welke verbeterpunten er zijn. Ben hierin open, eerlijk, correct en respectvol. Dit zorgt ervoor dat het team elkaar beter leert kennen, er meer vertrouwen is en leidt tot een verbetering van de teamsamenwerking.

Wil je de samenwerking van jouw team optimaliseren maar weet je niet hoe je dat moet aanpakken? Neem dan contact met ons op.

We geven graag ondersteuning op locatie, neem contact met ons op voor de mogelijkheden. De EHBI-man komt er dan zo snel mogelijk aan!